Manual del usuario

 

Introducción

 

Principio de funcionamiento

La función principal del programa es la de determinar el importe que debe abonar cada uno de los miembros de un consorcio, de manera de hacer frente los gastos afectados a una propiedad común a todos, sea esta un edificio, torre, country, condominio, finca, etc. Al importe que resulte de los gastos comunes podrá agregarse gastos propios del propietario ya sea de otros gastos generados a su cargo o aquellos que el administrador considere.

El sistema consta básicamente de los siguientes componentes o módulos que funcionan de manera correlacionada:

• Expensas (Liquidación de gastos periódicos)
• Proveedores
• Contabilidad

Expensas:

La liquidación de expensas consiste en armar un detalle de gastos con sus importes respectivos y luego totalizarlos para realizar el prorrateo entre todos los propietarios. Este detalle se puede hacer a mano como si se tratara de una planilla de cálculo u obtenerlos de un listado de comprobantes precargados. También es posible incluir las dos opciones, por lo cual, este detalle podrá ser adaptado a todas las necesidades de la administración. Es posible tener subtotales parciales en la planilla a fin de conocer la incidencia porcentual de cada sección o rubro. Si un título o detalle es usual que se repita cada liquidación, es posible hacerlo fijo para que no requiera ser ingresado nuevamente al mes siguiente.

Proveedores:

El módulo de proveedores permite ingresar los comprobantes de gastos y posteriormente pagarlos. De esta manera se va actualizando la cuenta corriente de cada proveedor con todas sus facturas y los pagos correspondientes. Los pagos, además, generarán salidas de caja del edificio que corresponda, afectando de esta manera la contabilidad del sistema.

Es importante señalar, que tanto el ingreso del comprobante o su posterior pago no presupone la inclusión del mismo en la expensa del mes. Dicha operación debe decidirse en el momento de armar la planilla de gastos. De esta manera, las expensas podrán estar compuestas por gastos no pagados, gastos pagados, o una mezcla.

Por la misma razón, el hecho de incluir un gasto en la liquidación de expensa no supone que el mismo ya se haya pagado o que afecte al estado de caja.

Por lo expuesto se desprende que la contabilidad de cada edificio no está asociada a lo que se publica y viceversa. La contabilidad es en realidad un sub-diario de ingresos y egresos. Esto es, solo se ve afectada con cada cobranza y con cada pago. Por lo tanto, es posible realizar liquidaciones de expensas sin tener que ingresar todos los comprobantes de gastos: facturas, recibos, etc. Simplemente se escribe en la planilla de gastos como se desee que los gastos salgan detallados. Si en cambio, se desea llevar un control de los proveedores, es conveniente que el gasto se ingrese desde la sección prevista para que sea incluida en la cuenta corriente del proveedor.

Esta forma de trabajo admite muchas formas diferentes de administración. El administrador es quien decide si se liquida lo pagado, lo que se va a pagar, si es una mezcla, o incluso si desea prorratear montos fijos independientes de lo gastado o pagado. Lo que debe tener en cuenta es que el estado de caja será un reflejo exacto de las entradas y salidas que haya registrado la contabilidad del sistema independiente de su planilla de gastos.

Contabilidad:

La contabilidad permite ingresar generar movimientos en cualquier cuenta del sistema. Desde aquí se pueden ingresar gastos o pagos que influyen en el estado de caja y que no fueron ingresados desde el modulo de proveedores como “ingreso de comprobantes” o “pagos a terceros”. También es posible utilizar este módulo para llevar la contabilidad de la administración, sus propios gastos y entradas que son independientes de los consorcios. Se pueden generar cuentas que reflejen sus propias cuentas corrientes y cajas de ahorro independientes de las de los edificios.

Otro uso frecuente se observa cuando los propietarios no residen en la ciudad donde se administra la propiedad y consiste en llevar alguna cuenta independiente que refleje los movimientos particulares con relación a los servicios que la administración le brinde. Por ejemplo, alquiler, servicios de limpieza, servicio de pagos de impuestos y servicios, etc. De esta forma, puede tener acceso a un sistema de debe/haber/saldo independiente del de las expensas para dicho propietario.

El sistema cuenta con la posibilidad de detallar e imprimir diversos tipos de informes para ver los estados contables de cada edificio o de la administración en su conjunto, movimientos de cuenta corriente, caja diaria, balance anual, etc.

La interrelación de cada módulo:

La interrelación entre los diferentes módulos se puede comprender observando el esquema más abajo.

Obsérvese que las secciones donde más se concentran las tareas de la administración están sombreadas:

• Cuentas corrientes de propietarios
• Contabilidad
• Planillas de gastos

A su vez, existen tres operaciones que determinan las principales instancias de la operación del sistema:

• Liquidación
• Aceptar la liquidación
• Cerrar el período contable

 

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