Manual del usuario

 

Conceptos

 

Descripción de los términos usados (2da. Parte)

Construcción de la "Planilla de gastos": Hay varias maneras de realizar esta tarea. La primera y más directa es desde la "Planilla de Gastos" en forma manual. Allí se escribe todo lo que se quiere publicar de la manera que se haría desde una planilla de Excel. Se pueden hacer títulos, calcular subtotales y marcar registros fijos para que se repitan al siguiente período. Otra forma es desde la opción de "Ingreso de Comprobantes". Desde allí se deberá indicar todos los datos del comprobante: fecha, proveedor, número de factura, detalle, importe, etc. Estos comprobantes podrán incluirse en la "Planilla de Gastos" mediante una pantalla de selección. De esta forma, el proceso permite tener actualizada la cuenta corriente de los Proveedores. Ya sea que el gasto haya sido pagado o no, puede ser incluido en la planilla de gastos y de esta forma hacer liquidaciones con gastos efectuados o liquidaciones con previsión de gastos futuros, dependiendo de qué tipo de administración se efectúe. Sin importar como se arme la planilla de gastos solamente cuando la factura sea pagada se incluirá el pago en la contabilidad. Una vez completada la "Planilla de gastos", al hacer la liquidación, se realizará el prorrateo de los gastos entre todos los propietarios de acuerdo a los coeficientes de cada uno. Esta liquidación puede aceptarse o cancelarse. De cancelarse, se podrá modificar la planilla de gastos o incluso aceptar cobranzas de los propietarios. Si la liquidación se acepta, la planilla de gastos se cerrará impidiendo que pueda ser modificada y se ingresará a la cuenta corriente de los propietarios el importe de su expensa.

Las cuentas de los edificios y de la administración: Cuando se ingresa un nuevo edificio al sistema, el programa genera dos cuentas por defecto: La cuenta 0 (cero) asociada a las expensas comunes, y la cuenta 1 (uno) asociada a las expensas extraordinarias. Además de estas se pueden agregar otras cuentas, por ejemplo "Fondo de reserva", "Fondo de reparación de ascensores", etc. También se puede crear una cuenta bancaria para registrar todos los movimientos de la cuenta corriente del consorcio. (NOTA: Por cada cuenta no bancaria que el edificio tenga, existirá una cuenta corriente para cada propietario. Esto es, si el edificio tiene un fondo de reserva y una expensa extraordinaria, cada propietario de ese edificio tendrá una cuenta corriente asociada a la expensa común, una cuenta corriente asociada a la extraordinaria y otra asociada al fondo de reserva.) La administración es por defecto el edificio 0 (cero). Se pueden crear cuentas asociadas a la administración para llevar el control de sus gastos y crear una o más cuentas bancarias (cuentas corrientes, cajas de ahorros, plazos fijos, etc.) para su propia contabilidad. Cada cuenta tiene su propio registro de fecha/detalle/debe/haber/saldo y los movimientos se pueden ver o imprimir en forma individual, agrupada, por fecha, por período, con los rubros detallados o en forma resumida, etc. Si un propietario suele girarle o depositarle dinero para ser utilizado para pagar gastos particulares (alquileres, limpieza, impuestos y/o servicios, etc.) es conveniente crearle una cuenta particular a fin de registrar todos los movimientos de dinero en forma separada a los del consorcio y de la administración.

Los rubros: Los rubros representan los títulos bajo los cuales se arman los detalles de las planillas de gastos. Por ejemplo: Sueldos y Cargas Sociales, Abonos, Reparaciones, Mantenimiento, Gastos de Administración, etc. También representan las sub-cuentas a las cuales se le asocian las entradas y salidas de caja. Por ejemplo: Depósitos, Extracciones, Gastos bancarios, etc.

El estado de caja del edificio: El estado de caja del edificio se conforma como un informe o resumen que incluye el saldo del período anterior, más lo recaudado en el período actual menos los gastos del período actual. En este resumen se incluyen los estados de las cuentas de expensas comunes, la o las cuentas extraordinarias, el fondo de reserva, fondo de reparación, etc.

 

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