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Planilla de gastos (Tercera parte)

Escribir en la planilla de gastos

Aquellos gastos que no son ingresados mediante el ingreso de comprobantes pueden ser escritos directamente en esta planilla rellenando los campos titulados # y Detalle. El importe podrá ingresarse en la columna que corresponda. Usando las teclas del cursor o la tecla [Tab] se puede desplazar el control hacia los costados, hacia arriba y hacia abajo. En el caso que se llegue a la parte inferior de la planilla, se agregarán nuevos registros. Para borrar un registro de la planilla, se podrá usar el botón derecho del Mouse o usarse la combinación de teclas [Ctrl][Supr] (o [Ctrl] [Del]

Uso del botón derecho del mouse

El botón derecho del mouse permite realizar las siguientes operaciones:

Agregar: Genera un nuevo registro. Atajo: Ctrl + Ins

Insertar subtotal: Inserta un nuevo registro debajo del registro seleccionado con la leyenda: “Subtotal:” justificada a la derecha y calcula el subtotal de cada columna del rubro al que pertenece. En la columna con el título “incidencia” indicará el porcentaje que representa dicho importe en relación con el total de la expensa.

Borrar: Borra el registro seleccionado. Atajo: Ctrl + Del

Editar: Permite modificar el registro seleccionado. Usando el teclado se logra el mismo efecto escribiendo directamente.

Copiar conceptos fijos: Esta opción se habilita cuando se selecciona una liquidación ya aceptada (en “Anteriores”). Permite copiar todos los conceptos que figuren fijos en dicha planilla. Luego, al crear una nueva expensa, la planilla de gastos tendrá incorporado todos los gastos y títulos que se hayan copiado.

Hacer fijo / Hacer normal: Permite determinar cuales son los registros que se incluirán en la siguiente expensa que se cree. Si esta en el modo “fijo”, el registro se ve en negritas. Se utiliza con los títulos y todos aquellos conceptos que se presentan o repiten en todas las liquidaciones, como por ejemplo, el sueldo del encargado, los aportes previsionales, los honorarios de la administración, etc. y no se usa el “Ingreso de comprobantes”. Estos gastos se declaran usando la opción Contabilidad->Ingresar movimientos.

Formato de Título: Esta opción se usa para que el texto seleccionado tenga aspecto de título.

Generar número de control: El número de control es una referencia que se hace al comprobante real de gasto, al cual se le escribe manualmente en alguna parte visible dicho número. Se suelen numerar a mano y relacionarlos con las planillas de gastos para que se puedan encontrar fácilmente en los biblioratos. Para usar esta opción, tiene que tener un número el registro seleccionado. Luego al hacer clic en la opción “Generar número de control”, se recorrerá toda la planilla numerando cada registro que no sea título ni subtotal.

[Solapa de Notas]

Habitualmente es necesario hacer comentarios y escribir notas al pie de la planilla de gastos para aclarar o informar cuestiones de la administración. Si se requieren características avanzadas de escritura, como colores, negritas, subrayados, viñetas, etc., puede hacerse presionando el botón con el icono de una hoja de papel (documento) que está en la esquina superior izquierda de la solapa de notas. En esa ventana es posible copiar y pegar desde un documento de Word o cualquier otro procesador de texto que tenga formato RTF (Rich Text Format o Formato de texto enriquecido).

El botón que abre el procesador de texto solo está disponible cuando la liquidación esté en la lista de “Actuales” ya que no es posible modificar aquellas liquidaciones que se hayan aceptado. (Tampoco se visualizará si la selección está mostrando el árbol con el plan de cuentas).

Para salir del procesador de texto se debe cerrar. Al hacerlo, el texto ingresado en él se verá reflejado en la ventana de notas.

Plan de cuentas

La tercera solapa de la izquierda ofrece un árbol con el plan de cuentas que puede ser usado para arrastrar y soltar a la planilla de gastos. Es útil para crear la planilla si necesidad de escribir la totalidad del texto. Puede ser usado como un mecanismo para guardar aquellos textos, o partes de ellos, que son utilizados en forma periódica. Luego solo se deben modificar para escribir el mes, año u otro dato variable.

 

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